CAFM-Software im Filialhandel

Erhebliche Potenziale zur Optimierung von Investitionsentscheidungen sowie einer wirtschaftlichen Betriebsführung über die gesamte Nutzungsdauer von Filialen stecken in Computer-Aided-Facility-Management-Software − sofern diese den individuellen Anforderungen des jeweiligen Handelsunternehmens gerecht wird.

Computer-Aided Facility Management (CAFM) bezeichnet die Unterstützung des Facility Managements (FM) durch eine Softwarelösung mit eigener Datenbank und Anwenderoberfläche. Im Vordergrund stehen die Bereitstellung von Informationen über die Standorte und die Unterstützung von Arbeitsprozessen. Eine wichtige Rolle spielt dabei die Einbindung in die bestehende IT-Landschaft. Die Geschäftsleitung als Sponsor des Projekts und die FM-Abteilungen liefern den inhaltlichen Input. Ein erfahrener externer Berater kann dabei helfen, Fallstricke bei der Einführung der Software aufzuzeigen und das Projekt in einem adäquaten Zeit- und Kostenrahmen umzusetzen.

In vielen Handelsunternehmen werden die Filialen noch immer dezentral gesteuert. Verantwortlichkeiten sind oft auf mehrere Schultern in den Bereichen Expansion, Vertrieb und Technischer Einkauf verteilt. Anstelle einer langfristigen Betrachtung über den gesamten Lebenszyklus der Objekte stehen häufig das Kostenmanagement im laufenden Jahr sowie die Budgetplanung für das kommende Jahr im Fokus. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an die Transparenz der Prozesse, etwa durch gesetzliche Regelungen oder die Erwartungshaltung von Kapitalgebern, Geschäftsführung oder Vermietern immer weiter an.

 

Einsatzbereiche

Computer-Aided Facility Management unterstützt die Prozesse des Facility Managements auf der strategischen Ebene in Form von Reportings über Energieverbrauch und Auswertungen für das Investitionscontrolling ebenso wie auf der operativen Ebene etwa mittels eines Ticket-Systems für Störungsmeldungen. Die Bandbreite reicht von "A" wie Anlagenverzeichnis bis "Z" wie Zutrittskontrolle. Entsprechend vielfältig können die Einsatzbereiche von CAFM-Software sein: Die Software ist in der Regel modular aufgebaut, sodass Interessenten mit wenigen Bausteinen anfangen und weitere Funktionalitäten später integrieren können.

Softwareauswahl

Die Anforderungen an ein zukünftiges CAFM-System sollten zunächst in einem CAFM-Pflichtenheft definiert werden − unter Einbezug der maßgeblichen Fachabteilungen und der IT-Verantwortlichen sowie der Geschäftsleitung, um die Einbindung in die bestehende IT-Landschaft und die Schnittstellen zum ERP-System zu garantieren. Solche Pflichtenhefte erarbeiten unabhängige CAFM-Berater oder Software-Anbieter nach Vorlage eines CAFM-Lastenhefts.

   Das Management der Filialen rückt immer mehr in den Vordergrund.

Entscheidungskriterien

Als Qualitätsstandard gilt mittlerweile die Zertifizierung nach Richtlinie 444 (Zertifizierung von CAFM-Produkten) der German Facility Management Association (GEFMA). Laut GEFMA erfüllen bereits 18 verschiedene CAFM-Produkte die Kriterien des Zertifizierungsverfahrens (Stand Januar 2013: Basiskatalog, Flächen-, Instandhaltungs-, Reinigungs-, Reservierungs-, Inventar-, Schließanlagen-, Umzugs-, Vermietungs- und Umweltschutz-Management, Energiecontrolling sowie Sicherheit und Arbeitsschutz).

Basiskatalog und Flächenmanagement gelten als Mindestkriterien für eine erfolgreiche Zertifizie-
rung. Das GEFMA-Zertifikat wird für die konkret geprüfte Version einer Software für die Dauer von zwei Jahren erteilt und dokumentiert die Einhaltung von Mindeststandards der erfolgreich überprüften Anwendungsfunktionalitäten.

Bei der Auswahl eines CAFM-Systems stehen die Anwender- beziehungsweise Bedienfreundlichkeit im Vordergrund. Die Vorteile von webbasierten Lösungen liegen bei der Einbindung von Hunderten oder gar Tausenden Filialen in mehreren Ländern auf der Hand. Die Anbieter sollten zudem Investitionssicherheit vermitteln und anhand von Referenzen Erfahrungen mit CAFM-Software nachweisen können. Leider sind die Handelsunternehmen, die bereits CAFM-Software einsetzen, oft nicht gewillt darüber Auskunft zu geben.

Anbieter

Eine Marktübersicht des Beratungsunternehmens Gartner vom Mai 2012 kategorisiert verschiedene Anbieter nach Kriterien wie Funktionalität, Service, finanziellem Status, Kundenreferenzen sowie Geschäftsmodell und Strategie. Erfahrungen im Handelsbereich haben von den dort aufgeführten Unternehmen u.a. Planon und Archibus, ferner die Conject AG.

Archibus Solution Center Germany

Archibus bietet nach eigenen Angaben mit über 80 Applikationen und Modulen eine breit gefächerte Produktpalette für das gesamte Gebäude- und Infrastrukturmanagement an und ist GEFMA 444 zertifiziert. Die Module von Archibus decken die Prozesse des gesamten Lebenszyklus von Handelsimmobilien ab. Das Unternehmen ist weltweit bereits bei einer großen Zahl von Handelsunternehmen im Einsatz. In Deutschland wird Archibus u.a. von einer Fachmarktkette mit den Modulen "Energiemanagement", "Mietvertragsmanagement" und "Instandhaltungsmanagement" eingesetzt. Im mittel- und osteuropäischen Raum werden damit über 100 Fachmarkzentren verwaltet. Ein weiterer europaweit aufgestellter Filialist mit Hauptsitz in Deutschland unterstützt mit Archibus den gesamten Lebenszyklus seiner Filialen. Dabei werden mehrere tausend Filialimmobilien, beginnend mit der Standortakquise über den produktiven Betrieb bis hin zur Schließung bearbeitet. Archibus liefert eine einheitliche Architektur und passt sich mit seiner modernen Integrationsplattform problemlos in eine bestehende Unternehmens-Infrastruktur ein.
(Quelle: Archibus Solution Center Germany, Saarbrücken, www.archibus-fm.de)

Conject AG

Conject hält nach eigenen Angaben Software und Dienstleistungen zum Management von Schlüsselprozessen für den kompletten Immobilienlebenszyklus bereit – von der Planung über den Bau bis hin zum Betrieb. "ConjectFM" ist GEFMA 444- sowie CAFM-Connect-zertifiziert. Ein großer Filialist in Deutschland nutzt Conject sowohl für das effiziente Kostenmanagement als auch für das professionelle Facility Management. Mit Hilfe von "ConjectFM" wird die technische Infrastruktur aller Immobilien wie Liegenschaften, Gebäude und Technische Anlagen systematisch abgebildet. Die erfassten Kosten werden über Schnittstellen in "ConjectFM" übertragen und dort den Anlagen oder Gewerken zugeordnet. Die Kombination beider Softwarelösungen ermöglicht dem Kunden jederzeit ein übersichtliches Portfoliocontrolling. Dadurch können die Gebäudedaten nach verschiedenen Kriterien wie Kosten gesamt oder nach Standorten sowie innerhalb eines definierten Zeitraums ausgewertet werden. Die analysierten Daten werden für das Management anschaulich mittels OLAP-Cubes und Berichten dargestellt. Die Analyse dieser Kennzahlen ermöglicht es, leistungsschwache Standorte zu erkennen und das Filialnetz zu optimieren. (Quelle: Conject AG, München, www.conject.com)

Planon GmbH

Planon offeriert nach eigenen Angaben eine integrierte, konfigurierbare Standard-Lösung für Real Estate, Instandhaltung, FM und Nachhaltigkeit (inkl. Energiemonitoring bzw. –controlling) mit einem webbasierten Portal und auch Apps für Filialisten, eine zentrale Datenbank für die gesamten Verwaltungsprozesse (Analyse, Benchmarking, Verträge etc). Planon ist in allen Kategorien GEFMA 444 zertifiziert. Mit dem "Planon Accelerator" erhalten Filialisten eine umfassende, integrierte Lösung, die auf Best-Practice-Prozessen basiert und einen schnellen ROI ermöglicht. Kunden erhalten Zugang zu allen in Accelerator verfügbaren Prozessen und können beispielsweise zunächst mit der Implementierung und Nutzung von einem oder einigen wenigen Prozessen beginnen und dann sukzessive die Nutzung erweitern. Kunden aus verschiedenen Bereichen des Einzelhandels nutzen Planon, zum Beispiel Dehner (D), Delhaize (B), Carglass (B), Etam Retail (NL), Douglas (NL) oder Boots (UK). Die Dehner Gartencenter halten mit Planon die Daten zu allen Filialen in Deutschland und Österreich in einer zentralen Datenbank vor. Gebäudeattribute, technische Installationen, Flächenattribute, Garantien, Verträge, Budgets und Kosten sind zentral für alle Abteilungen wie FM Finanzen oder Expansion verfügbar. (Quelle: Planon GmbH, Frankfurt a.M., www.planonsoftware.com)

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Graphik- und Zertifikatabbildung: CCM Spiegelhalter

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